При планировании конференций, администраторы бесед сталкиваются с тем, что система требует выбрать календарный планировщик. Это необходимо для того, чтобы сохранить сведения о планируемой беседе. Наиболее удобным планировщиком является плагин Outlook, который позволяет планировать, назначать и вносить изменения в запланированные встречи. Ниже приведена инструкция по загрузке и использованию плагина.
Обзор плагина Zoom для Outlook
Данный плагин разработан с целью облегчения планирования онлайн-встреч. С его помощью, можно планировать встречи и назначать мгновенные конференции. Zoom Outlook plugin может делать преобразование существующих событий бесед во встречи Зум. Позволяет синхронизировать время с программой, исходя из имеющихся событий в календаре Аутлук. Данная надстройка работает только на персональных компьютерах, требуемая версия от 3.5 или новее.
Условиями для работы плагина являются:
- Для Виндовс, это Майкрософт Аутлук 2010+. В 2007 работает, но часть опций ограничена.
- Для Мак, это Майкрософт Аутлук 2011 или выше.
- На компьютере должен быть установлена программа Зум, и пользователь должен использовать личную учётную запись.
- Должен быть загружен плагин платформы Зум для Майкрософт Аутлук с официального сайта сервиса для удалённых конференций.
Если все условия соблюдены, можно приступать к загрузке и установке плагина.
Где скачать и как установить плагин
Скачивание файлов MSI плагина, для пользователей сервиса, доступно в Центре загрузки. Который находится на официальном сайте платформы Зум. Когда загрузка завершится, необходимо запустить скачанные файлы, и следуя подсказкам появляющимся при инсталляции файлов, завершить процесс установки.
После установки файлов, необходимо выполнить перезагрузку Аутлук, и только после этого приступать к использованию плагина.
Как пользоваться плагином
Планирование конференции
Для создания новой видеоконференции, необходимо:
- Выполнить вход в личный кабинет. В главном окне программы нажать на иконку ‘Запланировать конференцию’.
- Всплывёт окно с параметрами планируемой беседы. Где выставляются галочки на необходимых опциях.
- Кликается кнопка продолжения расположенная внизу открытого окна.
После этого, в календаре будет создано пригласительное сообщение, со всей информацией беседы зум.
Расшифровка опций, появляющихся в окне с настройками конференции:
В ‘Видео’ для организаторов настраивается автоматический запуск видеокартинки с компьютера администратора беседы, при входе в онлайн-собрание. Если выключить опцию, то при входе в беседу, видео не будет транслироваться.
Пункт ‘Видео’ для участников, настраивается трансляция картинки у собеседников: автоматическая трансляция при входе или включение видео, после начала беседы.
‘Пароль’ — отвечает за назначение пароля для входа в беседу.
В ‘Альтернативных организаторах’, добавляются адреса людей, которые могут исполнять обязанности администратора беседы.
Выключение звука участников при входе, позволит избежать шума в прямом эфире, во время подключения людей к трансляции.
Включение входа перед организатором, позволит пользователям входить в беседу, не дожидаясь появления создателя встречи.
Создание текущего приглашения в конференцию Zoom
Чтобы создать текущее приглашение, нужно открыть существующее календарное приглашение в Аутлук. Далее:
- Для планирования выбранного типа онлайн-беседы, нажимается пункт планирования конференции или пункт отвечающий за создание персональной аудиоконференции.
- Во всплывшем окне с инструментами настройки, ставятся отметки на опциях, которые будут активированы.
- В нижней панели окна кликается кнопка ‘Продолжить’.
- Система, самостоятельно создаст пригласительное письмо с информацией о беседе.
- Нажимается кнопка с надписью ‘Сохранить и закрыть’.
Создание нового календарного приглашения
Чтобы создать приглашение необходимо:
- Выполнить вход в календарь Аутлук.
- Навести курсор на требуемую дату, и кликнув по ней правой кнопкой мышки, вызвать список доступных опций.
- В открывшемся списке, выбирается верхняя строчка, под названием ‘Новая встреча’.
- В открывшемся окне выбирается ‘Персональная аудиоконференция’ или пункт планирования конференции.
- После выбора типа онлайн-встречи, откроется меню настроек, где указываются настройки будущего собрания.
- Нажимается кнопка ‘Продолжить’. Все сведения о встречи, автоматически добавятся в приглашение. Нажимается кнопка под названием ‘Сохранить и продолжить’.
Если, в окне меню отсутствует иконка ‘Запланировать конференцию’, необходимо перейти в меню параметров Аутлук. Зайти в раздел с отключенными элементами. Кликнуть строку ‘Плагин Zoom для Outlook’. Кликается кнопка включения. Затем, нажимается пункт ‘Дополнение Com’. В строке, где написано ‘Плагин Зум для Аутлук’, ставится отметка.
Календарный планировщик значительно облегчает процесс планирования встреч, и навигации по будущим беседам. Плагин синхронизируется с событиями запланированными в программе Зум. И подойдёт людям, которые регулярно назначают и проводят онлайн-конференции.
